ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см;
расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
ширина проходов между стеллажами - 75 см;
расстояние от стеллажей до отопительной системы - не менее 1 м;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.
Допускается оборудование архивохранилищ деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.
206. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.
207. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.
208. Для хранения особо ценных дел в архиве используются сейфы или металлические шкафы.
Для размещения справочных картотек к документам в архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.
209. Для перемещения документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (БТ-1), легкие устойчивые стремянки.
210. При наличии в архиве фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.
211. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии ответственного за правильную их эксплуатацию.
Б. Размещение документов в архивохранилищах. Топографирование
212. Принятые архивные документы с постоянными и длительными сроками хранения укладываются и хранятся в архивах в специальных коробках. Дела со сроками хранения до 25 лет включительно могут храниться в пачках, обернутых в бумагу. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (пачки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.
213. Архивные дела укладываются в коробки в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться в коробки и извлекаться из них без усилий. При хранении в пачках архивные дела укладываются высотой 18-20 см и обвязываются шпагатом с картонными прокладками под ним.
214. Документы одного и того же фонда за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и последующие годы хранятся в центральных архивах, как правило, раздельно*(17).
215. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в архивах хранятся вместе.
216. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не предназначенных для этих целей местах.
217. Порядок размещения фондов в центральных архивах по архивохранилищам определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым начальником архива. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него - в архивохранилищах.
218. В целях закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (формы N 28, 29). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем архивохранилище.
Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.
219. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах хранятся в папках с клапанами и завязками с трех сторон. Описи группируются по фондам и хранятся в папках неподшитыми.
Описи на принятые дела в центральных архивах группируются в хронологической последовательности по годам и подшиваются в папки отдельно по каждому фонду. Описи дел главных штабов и управлений видов Вооруженных Сил, штаба Тыла Вооруженных Сил, военных округов, группы войск, флотов, армий и флотилий, главных и центральных управлений Министерства обороны, штабов и управлений родов войск Вооруженных Сил, а также военных образовательных учреждений высшего профессионального образования Министерства обороны, научно-исследовательских и проектных институтов группируются и подшиваются отдельно по каждому управлению (отделу), отделению (службе).
Описи в архивах хранятся в помещениях для хранения документов или в специально выделенных для этих целей комнатах в закрывающихся на замки и опечатываемых на бирки шкафах.
220. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.
Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.
Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери.
221. На коробках (пачках) проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, а в центральных архивах, кроме того, указывается и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробок (пачек) может производиться по следующим группам документов:
архивные дела с постоянным сроком хранения;
архивные дела по учету личного состава;
архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).
На пачках с архивными документами временного срока хранения указывается год уничтожения документов.
В. Проверка наличия и состояния дел и описей
222. Проверка наличия и состояния дел и описей проводится в целях установления фактического наличия их и выявления дел и описей, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.
223. Проверке могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.
224. Проверка наличия и состояния дел и описей является постоянной плановой работой каждого архива.
Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится один раз в 10 лет.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится один раз в 15 лет.
В архивах с интенсивным использованием дел проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел проводятся ежегодно.
Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также:
а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основания предполагать их порчу или утрату;
б) при передаче документов из архива (архивохранилища);
в) при приеме дел хранителями фондов на хранение;
г) при смене начальника архива военного округа, группы войск, флота, флотилии, а в центральных архивах - хранителя фондов.
225. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями, назначаемыми в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.
В состав комиссий должны входить лица, имеющие соответствующий допуск к работам и документам.
226. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел (листам фондов). Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.