187. В архивах (в центральных архивах - в каждом архивохранилище) на видном месте вывешиваются инструкции по мерам пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план эвакуации людей, документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам противопожарной безопасности и практическим действиям личного состава во время пожара. В расчете указываются обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и во время пожара. В плане эвакуации указываются пути эвакуации и место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц, выделяемых для охраны. План и расчет утверждаются начальниками архивов, а в центральных архивах - начальниками отделов.
188. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры.
Запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием, все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания, подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы, в коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков "выходить здесь", "открытая дверь" и др.
189. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
190. В архивохранилищах категорически запрещается: курить;
хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы, спички, зажигалки и т.п.;
пользоваться керосиновыми лампами, свечами;
применять временную электропроводку;
самостоятельно (без электромонтера) производить какие-либо изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании;
использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы.
Температурно-влажностный и световой режимы
191. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:
для документов на бумажной основе: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%;
для пленочных материалов: черно-белых - температура не выше 15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; цветных - температура не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
для документов на магнитных лентах и дисковых носителях: температура 15-20° С, относительная влажность воздуха 50-65%.
192. В целях улучшения режима хранения в помещениях архивохранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.
193. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.
Показания контрольных измерительных приборов (термометра, гигрометра, психрометра, термографа) фиксируются в журналах наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.
194. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,3-1,5 м от пола монтируются на одном контрольном щитке. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи.
Контрольные измерительные приборы устанавливаются в каждом архивохранилище.
Поверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в три месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.
195. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.
196. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках, шкафах.
Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
В целях защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.
Защита документов от действия света обеспечивается: применением в окнах светорассеивающих стекол; покраской обычных стекол белой краской; хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров.
197. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
198. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-30 лк, на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк.
199. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ с документами.
Санитарно-гигиенический режим
200. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
201. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность помещений архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений архивохранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
проводить систематическую влажную уборку помещений архивохранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
нижнюю часть архивохранилищ (2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю - клеевой;
периодически проветривать помещения архивохранилищ. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.
202. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием документов.
203. При обнаружении в архивохранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению.
Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются 3-5%-ным раствором формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются коробки, папки и другие средства упаковки.
Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинфекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3%-ный водный раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинфекция всего архивохранилища. Такую дезинфекцию проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологической станции.
Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.
При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию.
О каждом случае повреждения документов грызунами или насекомыми - вредителями бумаг докладывается начальнику архива.
204. Для проведения санитарно-гигиенических работ (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в архивохранилище в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).
Оборудование архивов (архивохранилищ)
205. Архивохранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения, но не менее размеров, указанных ниже: