Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления.
Название фондообразователя в списке фондов указывается полностью, без сокращения, в виде официально принятого названия воинской части (организации), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в главе V настоящего Наставления.
Если название фондообразователя в период его существования менялось, то в списке фондов указываются все его названия в хронологической последовательности.
К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. Для удобства пользования списком фондов при необходимости составляется указатель, по которому можно определить номер фонда, присвоенный документам того или иного фондообразователя.
При передаче из архива документов всего фонда в списке фондов делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании каких документов передан фонд. Номер выбывшего архивного фонда другому фонду не присваивается.
161. Лист фонда (форма N 24) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований:
в строке "Дата первого поступления фонда в архив" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив, для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве;
в строке "Местонахождение фонда" указывается наименование архива, в котором хранится фонд;
в графе "Крайние даты наименования фонда" указываются начальная и конечная даты существования воинской части (организации) под каждым наименованием независимо от наличия в фонде документов за этот период;
если воинская часть (организация) продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица фондообразователя;
в графе "Наименование фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования воинской части (организации) фондообразователя с момента их возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период;
в листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Основанием для записи поступления и выбытия являются: акт приема передачи дел в архив, акт на документы, отобранные для уничтожения, акт о технических ошибках в учете, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимом повреждении дел, акт проверки наличия и состояния дел, описи дел фонда. По листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. Количество дел приводится по каждой описи отдельно, а также по всему фонду в целом;
если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист продолжения, вверху которого указывается: "Продолжение, ф. N 25, лист 2". На первом листе делается ссылка: "см. продолжение листа 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным листом;
лист фонда пересоставляется в исключительных случаях, если он неисправимо поврежден;
в случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа, должность, ставится подпись лица, пересоставившего лист фонда;
листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. В каждой папке на листе-заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.
162. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах, где не ведутся листы фондов, учитываются (регистрируются) в книге учета поступления и выбытия описей дел (форма N 22).
В центральных архивах описи на принятые дела учитываются в листе фонда (форма N 24).
Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета поступления и выбытия описей дел (листу фонда), является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно буквы "ее" и "с".
Номер выбывшей описи другой описи не присваивается.
В центральных архивах описи после регистрации передаются в архивохранилища по накладной (форма N 27).
В окружных и флотских архивах, а в центральных архивах непосредственно в архивохранилищах, описи, кроме того, учитываются в фондах по перечню описей, который ведется по следующей форме: номер по порядку, номера описей, гриф секретности описи, количество листов в описи, количество дел по описи, номера листов, отметка о выбытии описи.
163. Опись страхового фонда (форма N 25) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми копиями в специальное архивохранилище, второй - остается в архиве.
Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования.
В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов.
Описи нумеруются в валовом порядке.
Страховая копия в опись записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером.
Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.
В конце описи делается итоговая запись о количестве включенных в опись единиц хранения страхового фонда.
164. Учет и хранение электронных документов (ЭД).
ЭД учитываются в составе архивного фонда фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мб).
За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, базу данных, банк данных, базу знаний), а также сопроводительная документация.
За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.
165. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются: наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;
обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);
обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами. По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.
166. В целях раскрытия состава и содержания документов архива, для обеспечения поиска документов и их использования, а также для выполнения других видов работ (комплектование, фондирование и т.п.) создается комплекс архивных справочников и учетных документов, составляющих систему научно-справочного аппарата (НСА) архивов Вооруженных Сил.
В центральных архивах систему НСА составляют: описи дел, исторические справки, списки и листы фондов, каталоги документов и другие справочники информационного порядка.
В окружных и флотских архивах систему НСА составляют: описи дел, списки фондов, исторические справки и картотеки.
167. Автоматизированный научно-справочный аппарат (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний ЭД, помещенных в базы данных (БД), автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных БД. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения и учета документов, содержащихся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии.
АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива и представляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа).
168. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной НСА (фонд, единица хранения, единица учета, документ).
Для заполнения БД АНСА используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.
Выходными формами АНСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в БД АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи).
При отсутствии в архиве автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).
169. Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа - содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.
Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с АНСА.
Глава VIII. Обеспечение сохранности документов в архивах
170. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах Вооруженных Сил проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ: