создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в архивохранилищах и их топографирование;
соблюдение порядка выдачи дел из архивов (архивохранилищ);
учет документов (см. главу VII), проверка их наличия и состояния;
определение состава уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования; соблюдение мер режима секретности; обеспечение физико-химической сохранности документов.
171. Обеспечение сохранности документов в центральных архивах возлагается начальниками архивов на начальников (заведующих) архивохранилищ и хранителей фондов, а в окружных и флотских архивах начальниками соответствующих штабов - на начальников архивов.
172. Начальники архивов, архивохранилищ, хранители фондов несут ответственность за сохранность переданных им фондов.
При смене начальника архива (отдела, архивохранилища) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива (отдела, архивохранилища), инвентаря и оборудования производится по акту.
Для приема-передачи дел назначается комиссия в составе не менее 3 человек.
173. Меры режима секретности, охрана и пропускной режим в окружных и флотских архивах определяются начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.
А. Создание оптимальных условий хранения документов
174. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.);
применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного и светового режимов, проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях архивохранилищ.
Требования к помещениям архива (архивохранилища)
175. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов.
Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.
176. Здания архивов должны быть удалены:
от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами;
от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.
При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.
177. В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения:
хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив;
помещения для работы исследователей (читальный зал);
рабочие комнаты для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов.
В центральных архивах, кроме того, должны быть помещения:
для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;
для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;
для микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов);
для реставрации, дезинфекции и переплета;
для размещения вычислительной и множительной техники;
вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).
178. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
179. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.
В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилище подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается.
Здания архивов и помещения архивохранилищ оборудуются охранной и пожарной сигнализациями.
180. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ запираются и опечатываются.
Порядок опечатывания и вскрытия архивохранилищ, а также других помещений, где временно размещаются документы (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.), и допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником архива.
На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.
Для эвакуации личных дел, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.
181. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается в центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные архивы.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже одного раза в 5 лет.
Электрооборудование, противопожарное оборудование
182. В помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения.
183. Архивохранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне архивохранилищ.
184. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.
185. Пожарная охрана архивов осуществляется в соответствии с Правилами пожарной безопасности*(15) и Требованиями пожарной безопасности*(16).
186. Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную готовность пожарного оборудования и обучение личного состава правилам пожарной безопасности несут начальники архивов.