ПРИНЯТЫХ НА ХРАНЕНИЕ
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
Наименование (номер) дела | Номер описи | Количество дел, числящихся по описи | Номера дел, оказавшихся в наличии | Из них | Примечание | |
сов. секретных и секретных | несекретных | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Форма N 19 Книга учета поступления и выбытия дел
Форма N 19
(пп. 147, 156, 158)
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ
__________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
N п/п | Дата записи | От кого поступили или куда выбыли дела | Наименование и номера документов, по которым поступили или на основании которых выбыли дела | Поступило | Выбыло | Имеется на хранении | ||||||
всего | из них | всего | из них | всего | из них | |||||||
сов. секретных и секретных | несекретных | сов. секретных и секретных | несекретных | сов. секретных и секретных | несекретных | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Пояснения по ведению книги
1. Книга заполняется чернилами четким и разборчивым почерком без помарок.
2. В окружных и флотских архивах запись производится по окончании приема дел от воинской части (организации).
В графу "Выбыло" вносится каждое выбытие дел отдельно с указанием причины выбытия: уничтожено по акту, передано в ЦА МО и т.д.
3. В центральных архивах основанием для записей служат: в графу "Поступило" - накладная на принятые дела от сдатчиков или других архивохранилищ, в графу "Выбыло" - акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела.
4. На 1 января каждого года производится подсчет и делается итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение года.
Форма N 20 Книга учета актов на уничтоженные архивные дела
Форма N 20
(п. 148)
СЕКРЕТНО
────────────────
(по заполнении)
КНИГА
УЧЕТА АКТОВ НА УНИЧТОЖЕННЫЕ
АРХИВНЫЕ ДЕЛА
_____________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
N п/п | Номер акта | Дата составления акта | Наименование фонда | Количество дел, внесенных в акт | Количество дел, разрешенных к уничтожению | Всего уничтожено с начала года | Дата уничтожения | Местонахождение акта |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Пояснения по ведению книги
1. Книга ведется:
в окружных и флотских архивах - за архив в целом;
в центральных архивах - за архив и в каждом архивохранилище.
2. Акт записывается в книгу после подписания его всеми членами комиссии.
3. В конце каждого года производятся итоговые записи о количестве дел, уничтоженных за истекший год, и за все годы.
Форма N 21 Книга учета поступления и выбытиястрахового фонда и фонда пользования
Форма N 21
(пп. 156, 159)
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ