___________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
N п/п | Дата поступления или выбытия единиц хранения | Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли единицы хранения | Дата копирования | Номер фонда | Номер описи | Количество дел, включенных в единицу хранения страхового фонда | Сведения о страховом фонде (количество единиц хранения) | Сведения о фонде пользования (количество единиц хранения) | Примечание | ||||
Поступило | Выбыло | Имеется на хранении | Поступило | Выбыло | Имеется на хранении | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Итого поступило в _________ году __________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения страхового фонда, ________________ _единиц хранения фонда
(цифрами и прописью)
пользования; выбыло _______________________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения страхового фонда и ______________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
фонда пользования.
Форма N 22 Книга учета поступления и выбытия описей дел
Форма N 22
(пп. 156, 162)
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ
___________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
Номер описи по порядку | На дела какого фонда составлена опись (наименование воинской части, организации) | Гриф секретности описи | За какой год | Количество экземпляров описи | Количество листов описи во всех экземплярах | Количество дел по описи | В какое архивохранилище переданы дела и опись | Примечание | |
сов. секретных и секретных | несекретных | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Пояснения по ведению книги
1. В книге учета регистрируются описи сов. секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.
2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве.
3. В окружных и флотских архивах в графе 9 указывается место хранения описей.
Форма N 23 Список фондов
Форма N 23
(пп. 156, 160)
СЕКРЕТНО
───────────────
(по заполнении)
СПИСОК ФОНДОВ
Номер фонда | Название фонда и крайние даты его существования | Примечание |
1 | 2 | 3 |
Пояснения по ведению списка фондов
1. Список фондов является основным учетным документом архивных фондов за архив в целом, а в центральных архивах, кроме того, - и за каждое архивохранилище.
2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.
3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений) наименование воинской части, организации (фондообразователя) и крайние даты их существования.
Если воинская часть (организация) в процессе своей деятельности переименовывалась или преобразовывалась, а документы ее составляют один фонд, то такая воинская часть (организация) вносится в список всего один раз соответственно ее переименованию или преобразованию по алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107 мотострелковая дивизия последовательно подвергалась преобразованию и переформированию во 2 гвардейскую мотострелковую, 49 гвардейскую стрелковую, 33 гвардейскую механизированную и 33 гвардейскую мотострелковую дивизии. Документы этих дивизий в соответствии с требованиями к фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается один номер.
4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний документ, на основании которого выбыл фонд.
Форма N 24 Лист фонда
Форма N 24
(пп. 156, 161, 162)
__________________