4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
| Архивохранилища: | есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные. |
| Отопление: | центральное, печное; отсутствует. |
| Стеллажи: | металлические, деревянные; комбинированные; нет. |
| Шкафы: | деревянные, металлические; отсутствуют. |
| Сигнализация: | пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. |
| Читальный зал: | есть, нет. |
| Температурно-влажностный режим | соблюдается, не соблюдается. |
Начальник архива ________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"____"___________ 200___ г.
Форма N 27 Накладная на передачу архивных дел и описей в архивохранилище
По книге учета ф. N _______ Форма N 27
проведено за N _________ (п. 162)
___________________________
(подпись и фамилия)
"____"___________ 200___ г.
НАКЛАДНАЯ N __________
на передачу архивных дел и описей в ___________
архивохранилище ______________ отдела
______________________________________________________________________
(наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела)
"____"___________ 200___ г.
N п/п | Номер фонда | Номер описи | Гриф секретности | Количество экземпляров описи | Количество листов описи во всех экземплярах | Количество дел | Примечание | |||
сов. секретных, секретных | несекретных | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
| Итого дел | ||||||||||
Всего ____________________________________________ дел и описи на них
(цифрами и прописью)
в ________________________ экземплярах.
Начальник отдела комплектования и использования
__________________________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
Приняли: начальник ______________ архивохранилища ____________ отдела
_____________________________________________________________________
(подпись, фамилия)
хранитель фондов ____________________________________________________
(подпись, фамилия)
Пояснения по составлению накладных
1. В центральных архивах накладная является первичным учетным документом на принятые дела и описи на них.
2. Накладные на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе комплектования и использования в двух экземплярах, учитываются в книге регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в этой книге.
3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и хранитель фондов расписываются в накладных о приеме дел и описей. Второй экземпляр накладной оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр накладной и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел комплектования и использования.
4. На основании накладных принятые дела учитываются в книге учета поступления и выбытия дел, о чем делается отметка в левом верхнем углу накладной.
5. Накладные на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с документами на поступившие и выбывшие дела.
Форма N 28 Карточка пофондового топографического указателя
Наименование архива Форма N 28
Карточка пофондового (п. 218)
топографического указателя
Фонд N _________________ Корпус ____________________
Наименование фонда______ Этаж ______________________
Архивохранилище ___________
Комната ___________________
 | |
| 644 × 425 пикс. Открыть в новом окне | |
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 6 - по 30 мм, графа 2 - 40 мм, графы 3, 4, 5 - по 15 мм.
Форма N 29 Карточка постеллажного топографического указателя
Наименование архива Форма N 29
Карточка постеллажного (п. 218)
топографического указателя
Фонд N ________________ Корпус ____________________