Платежные ведомости на зарплату, по которым выплаты произведены не полностью, хранятся в кассе в течение 3 дней.
В процессе проверки расчетно - платежных ведомостей необходимо сличать их с табелями и со штатным расписанием. Это позволит выявить факты незаконных выплат заработной платы.
Правильность внесения сумм в расчетно - платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий проверяется также: наличие в них подписей руководителя и главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных, а также работников, составивших ведомости; наличие в конце ведомости надписи о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме, скрепленной подписью лица, ответственного за ведение кассы, наличие расходного кассового ордера на фактически выплаченную сумму по платежным и расчетно - платежным ведомостям или специального штампа на ведомостях, заменяющего расходный кассовый ордер.
При проверке операций по списанию в расход денег по кассе необходимо установить, все ли записи подкреплены правильно оформленными документами; погашаются ли расходные кассовые документы штампом "Оплачено" с указанием даты; имеются ли на каждом документе расписки получателей.
4.2.2. Порядок ведения операций по бюджетным, текущим и валютным счетам в банке
При ревизии операций по бюджетным, текущим и валютным счетам необходимо установить, какие счета открыты в банке, и проверку произвести по всем счетам. Объектами ревизии являются банковские операции, оформленные соответствующими документами и выписками банка.
При ревизии необходимо убедиться в полноте и подлинности выписки банка, учтенной бухгалтерией. Полнота выписок банка по всем видам счетов проверяется по построчной нумерации выписок и переносу остатков.
При ревизии банковских операций необходимо проверять порядок регистрации платежных поручений, нет ли подписанных незаполненных чеков и др.
При ревизии безналичных расчетов установить, действительно ли причитались организациям и лицам переведенные суммы, чем вызвана необходимость такого рода расчетов.
При ревизии банковских операций необходимо обратить особое внимание на расходы по тем статьям сметы, по которым допущен перерасход, особенно на правильность и целесообразность расходов по статьям 110100 и 110200; 240200 и 240300.
При ревизии валютного счета следует особо обратить внимание на:
основание для получения валютных средств на счет (выручка, безвозмездная помощь, на проведение каких-либо мероприятий);
наличие подтверждающих документов;
основание для снятия валютных средств со счета;
ведение отдельного учета по валютным средствам.
4.2.3. Порядок расчетов с дебиторами, кредиторами и подотчетными лицами
При ревизии данного раздела необходимо установить соблюдение расчетной дисциплины, достоверность и законность операций, связанных с образованием дебиторской и кредиторской задолженности, реальность задолженности и правильность ее списания, своевременность взыскания задолженности и погашения причитающихся кредиторам сумм.
При ревизии расчетов с дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами необходимо сопоставлять данные аналитического учета с остатками по балансу, с авансовыми отчетами, чтобы выявить, нет ли расхождений в этих данных, и убедиться в тождественности сумм задолженности.
Необходимо также установить, определен ли приказом круг лиц, получающих суммы под отчет, сроки сдачи авансовых отчетов, не нарушаются ли сроки представления авансовых отчетов.
При ревизии бухгалтерских записей о выданных суммах под отчет и утвержденных авансовых отчетов необходимо установить:
нет ли случаев выдачи авансов сверх установленных размеров или выдачи новых авансов при отсутствии отчета по ранее полученным, незаконных выдач авансов;
не выдаются ли подотчетные суммы лицам, не работающим в данном учреждении;
нет ли нарушений сроков сдачи авансовых отчетов (какие меры приняты), случаев неоприходования или несвоевременного оприходования материальных ценностей, закупленных подотчетным лицом;
нет ли случаев закупок материальных ценностей у частных лиц, в магазинах без счета, без чека ККМ, без накладной по акту (сумма относится на подотчетное лицо);
не используются ли подотчетные суммы не по назначению.
При проверке авансовых отчетов по командировкам необходимо руководствоваться постановлениями Правительства Российской Федерации, инструктивными письмами ЦБ России, Минфина России "О нормах возмещения командировочных расходов в иностранной валюте", "О нормах возмещения командировочных расходов на территории государств - республик бывшего СССР".
При ревизии расходования средств на служебные разъезды следует выяснить, не производилась ли оплата месячных и квартальных проездных билетов для проезда на городском транспорте сотрудникам, работа которых не связана с постоянными служебными разъездами. При отдельных (разовых) выплатах за проезд по служебным делам должны быть оправдательные справки о дне, маршруте, цели поездки и ее стоимости.
После ревизии общего состояния дебиторской и кредиторской задолженности ревизор должен приступить к проверке аналитического учета задолженности с целью:
определения правильности отнесения ее по каждому субсчету;
установления характера, причины, срока возникновения задолженности, выявления пропуска истечения сроков исковой давности и лиц, ответственных за это;
выявления случаев сокрытия размера задолженности путем указания в балансе свернутого сальдо;
проверки реальности наличия дебиторской задолженности, числящейся длительное время без движения, и проведения сверки взаимных расчетов.
В процессе ревизии дебиторской и кредиторской задолженности рекомендуется составить справку, данные в которой характеризуют ту или иную задолженность (Приложение N 3).
4.2.4. Начисление и расходование заработной платы, премиального фонда и фонда материального поощрения, распределение и использование штатной численности
При ревизии данного раздела необходимо обратить внимание на следующее:
нет ли случаев расходования средств, выделенных на заработную плату, на другие цели;
правильность установления окладов, надбавок;
законность выплаты за замещение временно отсутствующих работников;
все ли лица, получавшие заработную плату, оформлены приказом, не производилась ли оплата дважды за один и тот же период, своевременно ли и правильно производились удержания;
производилась ли выплата за счет нештатного (несписанного) фонда зарплаты в пределах утвержденного плана за работы, которые не входили в обязанности штатных работников, по соответствующим расценкам за определенный объем и вид работ; действительно ли работы выполняли лица, указанные в ведомости или кассовых расходных ордерах;
законность оплаты совместителям и наличие требуемых при совмещении;
правильность начисления налогов на заработную плату и удержаний с заработной платы;
правильность начисления выплат по временной нетрудоспособности, пенсий, пособий малообеспеченным семьям и других пособий;
правильность начислений и выплаты премий, материальной помощи.
При ревизии использования средств, выделенных на премирование и оказание материальной помощи, следует руководствоваться нормативными актами (постановлениями, инструкциями, положениями) по вопросам упорядочения оплаты труда работников учреждений Министерства юстиции Российской Федерации.
При этом ревизор должен установить:
имеется ли в ревизуемом учреждении утвержденное его руководителем положение о премировании работников учреждения, установлен ли порядок выдачи материальной помощи;
нет ли случая использования этих средств не по прямому назначению;
имеется ли приказ (распоряжение) руководителя на выдачу премии, материальной помощи;
не превышает ли годовая сумма премии и материальной помощи соответственно 3 и 2 месячных должностных окладов;