11.3. Знакомиться с документами и материалами, имеющими значение для рассмотрения обращения. В случае необходимости приобщать их копии к обращению.
11.4. Выезжать по решению руководителя (начальника) структурного подразделения Росгвардии*(7), командующего округом, начальника территориального органа Росгвардии, командира соединения, воинской части, начальника военной образовательной организации высшего образования и иной организации войск национальной гвардии*(8) на место для проверки фактов и обстоятельств, изложенных в обращении.
12. Перечень мероприятий, приведенных в пункте 11 настоящей Инструкции, не является исчерпывающим и может быть дополнен руководителем (начальником) или командиром (начальником) в рамках предоставленных ему полномочий.
III. Информирование граждан о порядке рассмотрения обращений
13. Информирование граждан о порядке рассмотрения обращений и проведения личного приема граждан в войсках национальной гвардии осуществляется по телефону, а также путем размещения на официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на информационных стендах и (или) информационных терминалах следующих сведений:
13.1. О порядке и сроках рассмотрения обращений и нормативных правовых актах, регулирующих вопросы их рассмотрения.
13.2. График приема граждан.
13.3. О порядке обжалования действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений.
14. Информационные стенды должны быть расположены в доступных для граждан местах зданий и помещениях для приема граждан. Запрещается размещение информационных стендов в местах, доступ к которым возможен только при предъявлении гражданами документов, удостоверяющих личность.
15. Если информирование гражданина по телефону занимает более десяти минут, то ему должно быть предложено обратиться за получением информации письменно, в форме электронного документа*(9) или на личном приеме.
IV. Прием и первичная обработка обращений
16. Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:
16.1. Наименование органа, в который направляется обращение, или фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица и его должность.
16.2. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина.
16.3. Почтовый адрес гражданина для направления ответа или уведомления о переадресации обращения.
16.4. Личную подпись гражданина и дату.
17. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы (либо их копии).
18. Интернет-обращение в обязательном порядке должно содержать:
18.1. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина.
18.2. Адрес электронной почты гражданина (если ответ или уведомление должны быть направлены в форме электронного документа) или почтовый адрес гражданина (если ответ или уведомление должны быть направлены в письменной форме).
19. К интернет-обращению гражданин вправе приложить необходимые документы и материалы (или их копии) в электронной форме либо направить указанные документы и материалы (или их копии) в письменной форме.
20. В письменном обращении и интернет-обращении гражданин должен изложить суть обращения, просьбы, причины несогласия с обжалуемым решением, обстоятельства, на основании которых гражданин считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия в их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, а также иные сведения, имеющие значение для рассмотрения обращения.
21. Отсутствие сведений, перечисленных в пунктах 16 - 18 настоящей Инструкции, за исключением отсутствия фамилии гражданина и его почтового либо электронного адреса для направления ответа, не является основанием для оставления обращения без ответа.
22. К рассмотрению принимаются обращения, принятые в ходе проведения личного приема уполномоченным должностным лицом войск национальной гвардии, а также направленные посредством:
22.1. Операторов почтовой связи.
22.2. Официальных сайтов.
22.3. Факсимильной связи.
22.4. Федеральной фельдъегерской почтовой связи и специальной связи.
22.5. Почтового ящика, установленного в круглосуточно доступных для граждан местах.
23. Должностным лицам подразделений делопроизводства и режима запрещается лично принимать обращения от граждан, за исключением рапортов и обращений, принятых в ходе личного приема уполномоченными должностными лицами.
24. Выемка корреспонденции из почтового ящика производится должностным лицом войск национальной гвардии, отвечающим за доставку корреспонденции (при его отсутствии - должностным лицом подразделения делопроизводства), не реже одного раза в день, за исключением выходных и праздничных дней.
25. Делопроизводство по обращениям граждан и организаций в войсках национальной гвардии осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
26. Для приема интернет-обращений применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение гражданином сведений, указанных в пунктах 16 - 18 настоящей Инструкции.
27. Интернет-обращение распечатывается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима. Дальнейшая работа с ним ведется в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с письменными обращениями. При использовании автоматизированной информационной системы учета обращений*(10), обеспечивающей реализацию всех этапов рассмотрения обращения, работа с ним ведется в электронной форме.
28. Первичная обработка обращений, направленных гражданином посредством операторов почтовой связи, осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима.
29. Перед вскрытием почтового отправления проверяется соответствие адреса его доставки указанным на нем адресным данным. Ошибочно полученные письма возвращаются на почту невскрытыми.
30. Все конверты, поступившие в войска национальной гвардии, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат вскрытию. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются вместе с обращениями. Допускается копирование почтового конверта (пакета) нестандартного формата.
31. При вскрытии конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. В случае отсутствия обращения или недостачи упомянутых гражданином либо содержащихся в описи документов составляется акт в соответствии с установленными требованиями делопроизводства. В картотеку, журнал, АИС*(11) вносятся соответствующие отметки.
V. Регистрация и учет обращений
32. Все обращения, поступившие в войска национальной гвардии в порядке, установленном пунктом 22 настоящей Инструкции, подлежат обязательной регистрации в срок, не превышающий трех дней со дня их поступления, за исключением жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц при предоставлении государственных услуг, которые регистрируются не позднее следующего рабочего дня со дня их поступления.
33. Письменные обращения, адресованные руководству Росгвардии, регистрируются и учитываются в УДиР Росгвардии, за исключением обращений, принятых на личном приеме, которые регистрируются сотрудниками Общественной приемной Росгвардии.
34. Письменные обращения, адресованные и поступившие в структурные подразделения Росгвардии, регистрируются и учитываются соответствующими подразделениями делопроизводства и режима.
35. Письменные обращения, адресованные и поступившие в войска национальной гвардии, регистрируются и учитываются подразделениями делопроизводства и режима.
36. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера "1". В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации.
37. При регистрации письменного обращения на лицевой стороне первого листа указываются дата регистрации и регистрационный номер. Если обращение поступило из организации, указанные реквизиты проставляются на сопроводительном письме.
38. В случае поступления из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц нескольких обращений с одним сопроводительным письмом, регистрационный номер присваивается каждому обращению. При этом копия сопроводительного письма прикладывается к каждому обращению.
39. Учет обращений осуществляется в учетных формах.
40. Перед порядковым номером обращения проставляется первая буква фамилии гражданина (например: В-101). Регистрационный номер может быть дополнен другими буквенными или цифровыми обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск и анализ обращений (например: 5/В-2022, где 5 - код подразделения). При использовании АИС допускается иной порядок регистрации (в зависимости от технических возможностей АИС).
41. Обращение гражданина, поступившее в войска национальной гвардии с сопроводительным документом от должностного лица государственного органа или органа местного самоуправления, в картотеке или журнале учитывается по фамилии гражданина с указанием в отдельной графе фамилии и инициалов должностного лица, направившего обращение. В АИС учитываются фамилии и инициалы гражданина и должностного лица, направившего его обращение.
42. Картотека формируется из отдельных групп карточек, каждая из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии гражданина (алфавитная картотека). В каждой группе карточки располагаются в хронологическом порядке. Нумерация обращений в каждой группе начинается с номера "1".