43. Книга учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб)*(12) делится на разделы, каждый из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии гражданина (алфавитный журнал). Нумерация обращений в каждом разделе начинается с номера "1".
44. Карточки или Книга учета обращений заполняются разборчиво. Записи производятся ручкой без сокращений. Исправления не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются и удостоверяются подписью должностного лица подразделения делопроизводства и режима.
45. При использовании АИС обращения регистрируются по дате в хронологическом порядке.
46. АИС должна обеспечивать проверку обращений на повторность и связность, хранение сведений об обращениях, а также формирование и обобщение необходимой статистической информации.
47. Обязательному учету в АИС подлежат следующие сведения об обращении:
47.1. Регистрационный номер.
47.2. Дата регистрации.
47.3. Способ доставки.
47.4. Количество листов обращения и приложения к нему.
47.5. Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или инициалы гражданина.
47.6. Почтовый и (или) электронный адреса для направления ответа или уведомления.
47.7. Название организации, дата и исходящий номер, фамилия и инициалы лица, подписавшего обращение.
47.8. Краткое содержание, отражающее суть обращения, а также кому оно адресовано.
47.9. Классификация по тематике.
47.10. Характеристики обращения (заявление, предложение, жалоба, запрос информации, коллективное, повторное, аналогичное и другие).
47.11. Регистрационные номера связанных с ним по смыслу обращений.
47.12. Резолюции по обращению с указанием их дат, а также фамилий и инициалов подписавших их должностных лиц.
47.13. Сведения об осуществлении текущего контроля.
47.14. Наименование подразделения, фамилия и инициалы непосредственного исполнителя, дата получения обращения для исполнения.
47.15. Результат рассмотрения обращения с указанием даты ответа или уведомления, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего ответ или уведомление.
47.16. Информация о выезде на место для проверки фактов и обстоятельств, изложенных в обращении.
47.17. Результаты служебной проверки и сведения о привлечении к ответственности должностных лиц войск национальной гвардии, виновных в нарушении прав и законных интересов граждан.
47.18. Место хранения материалов по обращению.
48. В учетных формах допускается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.
49. Все сведения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными, носить информативный характер и позволять идентифицировать повторность обращения.
50. Каждое аналогичное обращение подлежит регистрации в общем порядке. В учетных формах указывается: "аналогичное к N________ от "___"_____________20___г.".
51. Коллективные обращения учитываются по первым двум/трем разборчиво указанным фамилиям. Первой указывается фамилия гражданина, в адрес которого просят направить ответ. Коллективные обращения без указания фамилий обратившихся регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения, откуда они поступили. В учетной форме в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное".
52. Анонимные обращения учитываются в отдельной группе карточек или в отдельном разделе журнала (например: АН-45), а при использовании АИС в соответствующих реквизитах проставляется слово "анонимное".
53. Представленные гражданином обращения с приложенными к ним дополнительными документами и материалами либо просьба об их истребовании подлежат регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и приобщению к материалу проверки. Дальнейшая переписка по обращению ведется с указанием всех номеров, собранных в материале.
VI. Принятие организационного решения о порядке рассмотрения обращения
54. Зарегистрированные обращения рассматриваются уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима, которое определяет соответствие обращения установленным законодательством Российской Федерации требованиям и порядок его рассмотрения по существу (организует доклад руководителю (начальнику), командиру (начальнику), направляет в структурные подразделения Росгвардии, воинские части (организации) или в иной государственный орган либо орган местного самоуправления).
55. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в воинскую часть (организацию), иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действия (бездействие) которых обжалуются.
56. Если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 55 настоящей Инструкции, невозможно направление жалобы на рассмотрение в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать принятое решение или действие (бездействие) в суде.
57. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию войск национальной гвардии, в течение семи дней со дня регистрации подлежит направлению в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о чем письменно уведомляется гражданин.
58. Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной услуги, не относящаяся к компетенции войск национальной гвардии, в течение трех рабочих дней со дня регистрации направляется в государственный орган, уполномоченный на предоставление данной государственной услуги, о чем письменно уведомляется гражданин.
59. Копии обращения, содержащего вопросы, решение которых находится в компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или иных должностных лиц, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, о чем письменно уведомляется гражданин.
60. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
61. По обращению, относящемуся к компетенции войск национальной гвардии, в течение семи дней со дня регистрации принимается одно из следующих решений:
61.1. Принять к рассмотрению по существу.
61.2. Направить для рассмотрения по существу в структурное подразделение Росгвардии или воинскую часть (организацию), если в обращении не содержится информация о результатах рассмотрения обозначенных гражданином вопросов и (или) их решение не относится к исключительной компетенции данного подразделения. Запрещается направлять в воинские части (организации) повторные обращения, а также обращения, за рассмотрением которых осуществляется текущий контроль.
61.3. Приобщить аналогичное обращение к материалам проверки по первому обращению, если его рассмотрение не окончено.
61.4. Не проводить проверку по обращению:
61.4.1. Если оно признано уполномоченным должностным лицом войск национальной гвардии безосновательным и переписка по вопросам, поставленным в обращении, прекращена.
61.4.2. Если оно признано уполномоченным должностным лицом войск национальной гвардии некорректным, не поддающимся прочтению, обращение неясного и невразумительного содержания, а также обращение, текст которого не поддается прочтению либо написан на обрывках бумаги, плакатах и других предметах.
62. Повторные обращения докладываются руководителю (начальнику) или командиру (начальнику) с приложением информационных карточек, материалов проверок по предыдущим обращениям либо с обобщенной справкой о результатах их рассмотрения. Руководитель (начальник) или командир (начальник), принимающий организационное решение по обращению, обязан тщательно разобраться в обстоятельствах и причинах поступления повторного обращения и принять меры по их устранению.
63. Организационное решение руководителя (начальника) или командира (начальника) по обращению оформляется в форме резолюции на отдельном листе бумаги с указанием номера обращения и даты его регистрации.
64. В резолюции по Обращению в письменном виде определяются исполнитель, соисполнитель (при необходимости), сроки, порядок рассмотрения и проведения проверочных мероприятий, а также необходимость осуществления контроля. Допускается установление сокращенных сроков рассмотрения обращения.
65. Исполнитель (соисполнитель) соответствующей резолюцией определяет непосредственного исполнителя.
66. Запрещается оставлять записи на тексте обращения. Допускается выделение отдельных участков текста, имеющих значение и требующих особого внимания в ходе непосредственного рассмотрения обращения непосредственным исполнителем.
67. При наличии в обращении вопросов, относящихся к компетенции нескольких подразделений войск национальной гвардии, подлинник обращения направляется на рассмотрение исполнителю в целях координации работы соисполнителей, сбора от них информации, обобщения, подготовки и направления ответа гражданину. Соисполнителям направляются копии обращения. Исполнитель и соисполнители в равной степени несут ответственность за исполнение обязанностей, возложенных на них настоящей Инструкцией.