| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «____» _______ 2013 г. |
На основании приказа
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция устанавливает требования к подготовке отчетности, обработке документа, отправке в контролирующие органы бухгалтерской, налоговой, статистической и прочей отчетности организации в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с отчетностью.
1.2. В данной инструкции описывается процесс выгрузки регламентированных отчетов из программ 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП в ИС для согласования, подписания и архивного хранения.
1.3 Требования настоящей инструкции обязательны для исполнения:
– сотрудниками консалтинговой организации, оказывающей услуги в области IT-менеджмента Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем (далее – Управление по внедрению) и Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики (далее – Управление в области экономики);
- сотрудниками консалтинговой организации, оказывающей услуги в области обработки финансово-бухгалтерской документации (далее – Управление ДОУ);
– Заказчикам услуг консалтинговой организации.
2. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
2.1. Подготовка отчетности в программе 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП
2.1.1. Подготовка отчетности осуществляется в 1С: Бухгалтерия - Сотрудником Отдела формирования отчетности в информационных системах отчетности в 1С: ЗиУП – Сотрудником Отдела регламентных операций в информационных системах (далее сотрудники указанных отделов – ответственный сотрудник за подготовку отчетности), в сроки, указанные в Приложении А «График подготовки и представления отчетности в контролирующие органы». Процесс подготовки и сдачи отчетности представлен на схеме в Приложении Б.
2.1.2. Ответственный сотрудник за подготовку отчетности за три рабочих дня до наступления срока сдачи отчета, указанного в Приложении А, формирует отчет в программе 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП последовательно выполняя следующие действия:
- в подсистеме «Регламентированная и финансовая отчетность» создается отчет;
- заполняются необходимые разделы отчета в соответствии с требованиями, которые устанавливаются нормативно-правовыми актами;
- документу присваивается статус «В работе».
2.2. Обработка документа в базе ИС
2.2.1 После формирования отчета, Ответственный сотрудник за подготовку отчетности и сохраняет документ и производит выгрузку в карточку документа ИС следующим образом:
1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП →Регламентированные отчеты → выбор отчета →меню «Выгрузка» → «Выгрузка в ИС» → открывается окно выбора
| Отправка отчета | ||||
| Ручная | Автоматическая | |||
- «Ручная» - после согласования автоматически отправляется в Управление ДОУ для распечатывания и подписания (при отсутствии возможности подписания ЭЦП, проблемной работы Internet связи и системы СКБ-Контур, отправка отчетов в Росприроднадзор).
- «Автоматическая» - согласование и подписание ЭЦП происходит одновременно.
2.2.2. Ответственный сотрудник за подготовку отчетности сохраняет отчет в формате PDF, XPS . В ИС → Прочие → Регламентированные отчеты (до момента разработки новой базы):
- Бухгалтерская отчетность (по хронологии по отчетным периодам);
- Налоговая отчетность (по виду отчетности);
- Отчетность в фонды (по виду отчетности);
- Прочая отчетность (по виду отчетности)
При подготовке отчетности для ПФР «Опись сведения АДВ-6-2» выгрузка производится отдельными файлами в одну карточку. Сотрудник организации, оказывающей услуги в области кадрового делопроизводства может добавить в карточку «Поименованный список застрахованных лиц, имеющих льготы».
При подготовке сведений о доходах физических лиц «Справка 2НДФЛ» реестр справок выгружается отдельным файлом, справки по сотрудникам выгружаются в один файл.
В программе 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП автоматически устанавливается статус «Подготовлен, Выгружен в ИС», отчет блокируется для редактирования.
2.2.4. В момент выгрузки отчета из программы 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП в ИС автоматически создается карточка документа, документ отправляется на согласование руководителю заказчика. Автоматически устанавливается статус документа «на согласовании».
2.2.5. После согласования Ответственный сотрудник за подготовку отчетности получает уведомление в ИС «СОГЛАСОВАНО», «ОТКЛОНЕНО».
2.2.5.1. В случае получения уведомления «СОГЛАСОВАНО» Ответственный сотрудник за подготовку отчетности направляет документ на подписание ЭЦП руководителю заказчика. После подписания ЭЦП документ автоматически переходит в статус «ПОДПИСАН».
При выборе «ручного» способа отправки отчета в контролирующий орган, документ автоматически направляется Сотруднику консалтинговой организации, оказывающей услуги в области обработки финансово-бухгалтерской документации. Сотрудник Управления ДОУ распечатывает отчет для передачи на подпись на бумажном носителе руководителю. После подписания руководителем сотрудник Управления ДОУ прикрепляет скан-копию в карточку документа и переводит документ в статус «Подписан». Порядок работы сотрудников Управления ДОУ описан в МИ СМК 82.19.13 Инструкция по обработке финансово-бухгалтерской документации.
2.2.5.2 В случае получения присвоения статуса «ОТКЛОНЕН», документ отправляется Ответственному сотруднику за подготовку отчетности на доработку. Ответственный сотрудник за подготовку отчетности в программе 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП устраняет замечания и производит повторную выгрузку отчета в ту же карточку, отчет отправляется на повторное согласование (см. 2.1.2).
2.2.5.3. При подготовке отчетности индивидуальным предпринимателям, у которых не заключен договор на обслуживание с компанией, оказывающей услуги по приему и обработке документов финансово-бухгалтерской документации СТД СМК 164-2009 Договор оказания услуг по управлению документацией, управлению стандартизацией, по контролю соблюдения правил охраны труда, и отсутствует сертификат системы СКБ-Контур, после согласования отчета заказчиком Ответственный сотрудник за подготовку отчетности переводит документ в статус «Передан заказчику». По истечении срока, предусмотренного для сдачи отчета, Ответственный сотрудник за подготовку отчетности запрашивает у заказчика подтверждение о приеме отчета от контролирующего органа (почтовая квитанция, штамп контролирующего органа с подписью принявшего отчет на титульном листе). Ответственный сотрудник за подготовку отчетности прикрепляет в карточку документа скан-копию подтверждения о принятии отчета. Документ переводится в статус «Сдан».
2.3. Отправка отчета в контролирующий орган
2.3.1. При согласовании и подписании отчета в ИС заказчиком, происходит автоматическое уведомление Ответственного сотрудника за подготовку отчетности и о результатах согласования. Производится выгрузка отчета из программы 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП для отправки в контролирующий орган:
1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП →Регламентированные отчеты → выбор отчета →меню «Выгрузка» → «Выгрузить»
Отчет выгружается в формате XML в указанную ответственным исполнителем папку.
2.3.2. Производится проверка выгрузки 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП →Регламентированные отчеты → выбор отчета →меню «Выгрузка» → «Проверить выгрузку»
В 1С автоматически устанавливается статус «Выгружен для отправки».
2.3.3. Ответственный сотрудник за подготовку отчетности и отправляет отчет через систему СКБ-Контур, после получения, подписанной ЭЦП, квитанции о приеме контролирующим органом ответственный бухгалтер в карточку документа прикрепляет квитанцию о приеме отчета в формате PDF и документ переводится в статус «Сдан».
2.3.4. В случае получения через СКБ-Контур от контролирующего органа сообщения об ошибках ответственный бухгалтер исправляет в 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗиУП отчет и отправляет на повторное согласование руководителю (см. п. 2.1.2).
2.3.5.При «ручном» способе отправки, отчет отправляется почтой или курьером в контролирующий орган. После получения подтверждения о приеме отчета от контролирующего органа (почтовая квитанция, штамп контролирующего органа с подписью принявшего отчет на титульном листе) в карточку документа прикрепляется скан-копия подтверждения о принятии отчета. Документ переводится в статус «Сдан».
2.3.6. После присвоения в карточке документа статуса «Сдан» документ архивируется, присваивается статус «Передан в архив».
3. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА
3.1 Решение о внесении изменений в данный стандарт организации принимает Владелец стандартов по представлению Разработчика.