Областью применения системы менеджмента качества должны определяться сельскохозяйственные культуры, процессы, потребители и места производства сельскохозяйственной продукции, где применяются требования системы менеджмента качества в рамках деятельности предприятия.
Руководство по качеству может содержать ссылки на документированные процедуры, которые уже существуют для обеспечения соответствия требованиям потребителей, на другие программы в области сертификации или на законодательные и обязательные нормативные требования. Если эти процедуры отвечают требованиям ИСО 9001:2008, то нет никакой необходимости заново описывать данные процедуры. Однако ссылки на эти процедуры необходимо отразить в руководстве по качеству.
Сельхозпроизводитель может предпочесть использование блок-схем, чертежей и диаграмм, с тем чтобы документировать последовательность и взаимосвязь отдельных процессов своей производственной деятельности. Руководство по качеству может содержать или ссылаться на пункты, описанные ниже:
a) описание структуры системы менеджмента качества, например включающее: краткое описание документов сельскохозяйственного предприятия, места нахождения этих документов, каким образом данная документация работает, организационную структуру или схему, а также описание видов деятельности сельскохозяйственного предприятия;
b) перечень содержимого, включающий номера и названия каждой части руководства и место его нахождения;
c) политику в области качества (5.3), цели в области качества (5.4.1) и заявления, касающиеся ответственности и сферы компетенции (5.5.1);
d) ссылку на все документы, требуемые в рамках системы менеджмента качества;
e) определение любых терминов, имеющих исключительное значение для сельскохозяйственной организации.
Формат руководства по качеству должен определяться руководством организации. После принятия этих решений руководству необходимо учесть различных пользователей руководства по качеству. Может также оказаться полезным понимание того, что руководство по качеству могло бы демонстрироваться внешним сторонам.
Требования стандарта ИСО 9001, которые не могут применяться к сельскохозяйственному предприятию и не включены в его систему менеджмента качества, должны быть определены как исключения (1.2). Также необходимо привести причины для каждого такого исключения. Однако для нескольких требований их исключение будет правомочным в случае исключения процессов, связанных с проектированием и разработкой (7.3).
Пояснение. Небольшое сельскохозяйственное предприятие может найти для себя подходящим включить описание всей своей системы менеджмента качества целиком в одно руководство, включая все документированные процедуры, требуемые стандартом ИСО 9001. Крупным транснациональным сельскохозяйственным предприятиям может понадобиться несколько руководств для глобального, национального или регионального уровня и более сложная иерархия документации.
4.2.3 Управление документацией
| Требования ИСО 9001:2008Документы системы менеджмента качества должны быть управляемыми. Записи, представляющие собой специальный вид документов, должны быть управляемыми согласно требованиям 4.2.4. |
| Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:a) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;b) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;c) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;e) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;f) обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества;g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей. |
Указание: "Управление документами" означает, что за одним или несколькими сотрудниками закреплена ответственность за обеспечение того, что используются только наиболее актуальные версии документов. Это включает процедуру окончательного одобрения и утверждения выпускаемых новых или измененных документов до начала их применения. Это требование обеспечивает, что один или несколько сотрудников на предприятии определяют, что все документы являются адекватными и управляемыми и что они доступны персоналу в качестве средств для надлежащего управления операциями. Другими словами, соответствует ли данный документ тому, что делается на предприятии и как это делается. Некоторые документы могут иметь предварительно установленные сроки анализа и внесения изменений (например, ежегодно по каждому производственному контракту), в то время как другие могут требовать менее частого анализа и внесения изменений.
Документы внешнего происхождения также следует идентифицировать и контролировать. Например, руководство по эксплуатации оборудования, представленное его изготовителем, можно идентифицировать как часть документации системы менеджмента качества. Текст, представляющий важность для системы менеджмента качества, может быть выделен, и сделана соответствующая запись как в руководстве по эксплуатации, так и в других инструкциях, для того чтобы способствовать обеспечению того, что устаревшие документы являются идентифицируемыми и своевременно изымаются из обращения.
Из 4.2.3 вытекает, что записи являются особым типом документации (4.2.4). Записи создаются в качестве результата какой-либо деятельности, являются изложением фактов, имеющих место в данное время, и не могут быть пересмотрены. Устаревшие документы (или пересмотренные документы) могут стать записями.
В связи с быстрым развитием электронных средств и хранением информации в компьютере и на электронных носителях стало относительно просто обеспечить соответствие требованиям по управлению документами. При наличии электронных методов они могут обеспечить эффективные меры по управлению документами.
Следует свести к абсолютному минимуму количество копий документа. Доступ к основной документации намного проще в малой организации, где меньше формализма, потенциальных пользователей и подразделений (часто одно местонахождение). Если у каждого сотрудника имеется простой доступ к одному главному документу, то потребность в сложных средствах управления может быть устранена и могут быть упрощены меры для контроля за изменениями. Необходимо убедиться, что имеющиеся документы являются читаемыми и не содержат ошибок.
Документы должны поддерживаться и находиться под управлением сельхозпроизводителя.
Пояснение. В малой организации держатели и местонахождение документов могут определяться соответствующим перечнем. Для ситуаций, связанных с внесением изменений в документацию, нужно назначить сотрудника, ответственного за сбор и изъятие старых документов и выпуск новых документов. Соответствующая запись об этом действии может выполняться вручную или другими методами.
4.2.4 Управление записями
| Требования ИСО 9001:2008Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением.Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей.Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. |
Пояснение: Записи предоставляют свидетельство того, что сельскохозяйственное предприятие действительно соответствует требованию системы менеджмента качества. Управление рисками является главным фактором в определении того, какие записи требуются и насколько долго их следует поддерживать. Примеры записей включают:
a) обязательные для ведения записи СМК (4.2.1);
b) записи по планированию;
c) записи, относящиеся к работам по посадке и выращиванию сельскохозяйственной продукции;
d) записи о полевых работах;
e) записи, касающиеся уборки урожая, хранения и последующего обращения с сельскохозяйственной продукцией;
f) записи, касающиеся прослеживаемости или безопасности пищевой продукции;
g) заявления поставщиков.
Хранение информации в компьютере и на электронных средствах требует надлежащего уровня по их поддержанию. В случаях, когда те или иные записи больше не требуются сельскохозяйственному предприятию, они могут удаляться согласно тому, как это описано в плане управления качеством.
Пояснение. Очень важно, чтобы малая организация не обременяла себя обилием бумаг, которые не служат никакой цели или насущной потребности. Необходимо решить, какие записи нужны для вашего хозяйства с учетом того, что требуется стандартом по качеству. Определите, насколько долго нужно хранить каждый тип записей, где их можно будет найти и каким образом их следует изымать из обращения в будущем. Сохраняйте только то, что вам действительно необходимо.
5 Ответственность руководства
5.1 Обязательства руководства
| Требования ИСО 9001:2008Высшее руководство должно обеспечивать наличие свидетельств принятия своих обязательств по разработке и внедрению системы менеджмента качества, а также постоянному улучшению ее результативности посредством: |
| a) доведения до сведения персонала организации важности выполнения требований потребителей, а также законодательных и обязательных требований; |
| b) разработки политики в области качества;c) обеспечения разработки целей в области качества; |
| d) проведения анализа со стороны руководства;e) обеспечения необходимыми ресурсами. |
Указание: Лицо или группа лиц должны иметь полномочия и нести ответственность за руководство и принятие решений. Это лицо или группа лиц назначаются и представляют высшее руководство. Они несут ответственность за систему менеджмента качества. Руководство должно демонстрировать свое обязательство по соблюдению законодательных и других обязательных требований, требований контрактов или потребителей.
Пояснение. В малом сельскохозяйственном предприятии высшее руководство может быть владельцем, партнерами (компаньонами) или несколькими назначенными лицами. Объем внутренней связи или обмена информацией определяется сложностью структуры сельскохозяйственного предприятия. Например, предприятию, состоящему из одного лица, может не требоваться какого-либо внутреннего обмена информацией.
5.2 Ориентация на потребителя
| Требования ИСО 9001:2008Высшее руководство должно обеспечивать определение и выполнение требований потребителей для повышения их удовлетворенности (7.2.1 и 8.2.1). |
Указание: Требования потребителей могут включать:
a) фактический статус продукта растениеводства (выращивание, включая уборку и хранение урожая);
b) спецификации согласно контракту;
c) запланированное количество сельскохозяйственной продукции в сравнении с полученным;
d) условия хранения сельскохозяйственной продукции;
e) запланированное время доставки сельскохозяйственной продукции в сравнении с фактическим временем доставки;
f) предполагаемое использование.
Сельхозпроизводителю необходимо определить, как воспринимается потребителями его работа и степень их удовлетворенности, и это может включать:
1) выполнение требований спецификаций согласно контракту;
2) обратную связь с потребителем;
3) другие спецификации или технические требования.