| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: 16.07.2013 г. |
1. Общие положения
1.1. Инструкция разработана для установления единого порядка по осуществлению предварительных переговоров с кредитными учреждениями о возможности и условиях получения требуемого банковского продукта.
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения сотрудником Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области управления финансами (далее-Управление), на которого возложены функции по оформлению банковских продуктов.
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы по выбору и проведению переговоров с кредитными учреждениями о возможности и условиях получения банковских продуктов.
2. Сбор и предоставление пакета документов в кредитное учреждение для получения кредитного продукта
2.1. Предоставление заявки на кредит, справок и отчетов по форме банка
2.1.1. Исполнитель Управления, в зависимости от выбранного кредитного продукта и количества кредитных учреждений с которыми необходимо провести работу по получению данного кредитного продукта, создает через СЭД «Lotus Notes» одну из заявок «Подготовка пакета документов для получения долгосрочного кредита», «Подготовка пакета документов для получения инвестиционного кредита», «Подготовка пакета документов для получения краткосрочного кредита», «Подготовка пакета документов по аккредитации строительных объектов для целей ипотечного кредитования» с ссылкой в поле документа на поручение и отправляет на согласование руководителю организации-заемщика. Далее все действия по проведенному проведенной работе и предоставленным в банк документам отражаются в поле заявки.
2.1.2. После согласования руководителем организации заявки на подготовку пакета документов, исполнитель Управления запрашивает в выбранном, по результатам предварительных переговоров, кредитном учреждении список и формы документов, необходимых для получения требуемого кредитного продукта.
2.1.3. Исполнитель Управления заполняет, предоставленные банком, анкету по организации-заемщику, заявку на оформление кредита от организации-заемщика, содержащую существенные условия, оговоренные руководителем организации и согласованные на предварительных переговорах с банком, а также иные справки, письма и формы отчетов по предоставленному списку.
Заявка составляется в трех экземплярах, все остальные документы по одному экземпляру.
Срок составления заявки один день, после получения списка и форм документов из банка.
Срок заполнения анкеты, форм и подготовки писем от двух до четырех дней, после получения списка и форм документов из банка, в зависимости от сложности и количества документов.
Если в предоставленном банком списке или в форме анкеты предусмотрено предоставление характеристик объектов строительства и иные сведения, касающихся объектов строительства, план доходов и расходов и движения денежных средств на период предоставления кредита, информация запрашивается у руководителя, управляющих проектом, экономистов или других исполнителей организации.
Подготовленные документы исполнитель Управления передает через Управление ДОУ на регистрацию и подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, исполнитель Управления, в течение одного дня, с приложенной описью, направляет их на рассмотрение в банк.
2.2. Предоставление юридических документов и выписки ЕГРЮЛ
2.2.1. В течение одного рабочего дня, после получения списка и форм документов из банка, исполнитель Управления создает через СЭД «Lotus Notes» заявку «Заказ и получение выписок из ЕГРЮЛ, ЕГРП, ЕГРИП, технического паспорта, выписки из кадастрового паспорта и т.п.» в Правовое управление на получение выписки ЕГРЮЛ по организации-заемщику.
После предоставления Правовым управлением выписки ЕГРЮЛ исполнитель Управления, в течение одного дня, с приложенной описью, направляет её на рассмотрение в банк.
2.2.2. В течение одного рабочего дня, после передачи в банк заявки на кредит, заполненных анкет и иных справок по форме банка, исполнитель Управления создает через СЭД «Lotus Notes» заявку «Нотариальная копия документов (заверение документов у нотариуса за счет денежных средств Заказчика)» в Архив с указанием перечня учредительных документов, контрактов с руководителями, договоров аренды и иных документов по организации-заемщику согласно списка, предоставленного банком. Также исполнитель Управления подготавливает копию паспорта руководителя организации-заемщика.
Если банк сам оказывает услуги по заверению копий учредительных документов исполнитель Управления, по согласованию с руководителем организации-заемщика, может создать через СЭД «Lotus Notes» заявку в Архив «Выдача во временное пользование оригинала документации» с указанием перечня учредительных документов, контрактов с руководителями, договоров аренды и иных документов по организации-заемщику согласно списка, предоставленного банком.
Для подготовки копии паспорта у руководителя организации запрашивается оригинал документа. Копия заверяется подписью руководителя и оттиском печати организации.
После получения из Архива оригиналов или нотариальных копий юридических документов исполнитель Управления, в течение одного дня, с приложенной описью, направляет юридические документы с копией паспорта руководителя на рассмотрение в банк.
По договоренности с банком, для ускорения процесса анализа юридических документов организации-заемщика, исполнитель Управления может сформировать пакет юридических документов и отправить их в банк в электронном виде по электронной почте.
2.3. Предоставление бухгалтерской отчетности с расшифровками, справок из ИФНС и других кредитных учреждений
2.3.1. В течение одного рабочего дня, после получения списка и форм документов из банка, исполнитель Управления создает через СЭД «Lotus Notes» заявку «Участие специалистов в решении задач в области бухгалтерского учета бизнес-процессов Заказчика» в Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем на заказ и получение справок в ИФНС о состоянии расчетов с бюджетом по налогам, сборам и взносам, по форме №39-1 и открытых/закрытых расчетных счетах по организации-заемщику.
После предоставления Управлением по внедрению и сопровождению корпоративных систем справок из ИФНС, исполнитель Управления, в течение одного дня, с приложенной описью, направляет их на рассмотрение в банк.
2.3.2. В течение одного рабочего дня, после получения списка и форм документов из банка исполнитель Управления подготавливает письменный или через систему ДБО запрос в обслуживающие организацию-заемщика кредитные учреждения на предоставление справок об оборотах по расчетному счету за последние 12 месяцев, наличию/отсутствию картотеки №2 к расчетному счету и наличию и сумме ссудной задолженности по организации.
При письменном запросе исполнитель Управления на бланке организации готовит письма (запросы) на предоставление указанных справок, в СЭД «Lotus Notes» в разделе Канцелярия/Вх.Исх. к каждому письму создает карточку, отправляет на согласование руководителю организации, после согласования направляет в Управление ДОУ для регистрации, распечатки и подписания руководителем организации. После возврата из Управления ДОУ писем, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, исполнитель Управления, в течение одного дня, направляет их для исполнения в соответствующие кредитные учреждения.
При запросе через систему ДБО исполнитель Управления создает заявку через СЭД «Lotus Notes» «Участие специалистов в решении задач в области денежно-кредитных отношений бизнес-процессов Заказчика» с указанием необходимости отправить запрос о подготовке указанных справок через систему ДБО в обслуживающие организацию-заемщика кредитные учреждения.
После предоставления сотрудниками Управления справок из кредитных учреждений исполнитель Управления, в течение одного дня, с приложенной описью, направляет их на рассмотрение в банк.
2.3.3. В течение одного рабочего дня, после получения списка и форм документов из банка, исполнитель Управления делает заявку в СЭД «Lotus Notes» «Участие специалистов в решении задач в области бухгалтерского учета бизнес-процессов Заказчика» в Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем с указанием необходимости подготовки расшифровок к Форме №1 и Форме №2 бухгалтерской отчетности организации-заемщика на последнюю отчетную дату.
После предоставления Управлением по внедрению и сопровождению корпоративных систем в электронном виде расшифровок к бухгалтерской отчетности, исполнитель Управления подготавливает пакет документов, включающий в себя все формы отчетности на последнюю отчетную дату и расшифровки к ним, сшивает, передает через Управление ДОУ на регистрацию и подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, исполнитель Управления, в течение одного дня, с приложенной описью, направляет их на рассмотрение в банк.
По договоренности с банком, для ускорения процесса анализа финансовых документов организации-заемщика, исполнитель Управления может сформировать пакет документов по бухгалтерской отчетности и отправить в банк в электронном виде по электронной почте.
3. Представление дополнительных документов и устных пояснений по вопросам банка.
3.1. Ответы на письменные или устные запросы банка дает пояснения в письменной, устной форме или по электронной почте исполнитель Управления не позднее двух дней с момента получения запроса из банка. При необходимости запрашивается консультация специалиста другой области (по содержанию бухгалтерской отчетности, справкам из ИФНС о задолженности в бюджет, прогнозам ДДС и остальным предоставленным документам).
3.2. По дополнительному запросу банка исполнитель Управления готовит расшифровку ОС, ОСВ по запрашиваемым счетам бухгалтерского учета и Анализ 51 счета и предоставляет в банк по согласованной форме
4. Рассмотрение заявки на кредитном комитет банка, получение решения кредитного комитета.
4.1. После предоставления ответов и пояснений на все вопросы сотрудников банка, заявка выносится на кредитный комитет. О дате и времени проведения кредитного комитета ответственный сотрудник банка уведомляет исполнителя Управления. Исполнитель Управления уведомляет об этом руководителя организации-заемщика и всех заинтересованных в данном процессе лиц в поле заявки.
4.2. О решении кредитного комитета исполнитель Управления узнает у ответственного сотрудника банка и уведомляет о нем руководителя организации-заемщика в поле заявки.
В случае, если решение кредитного комитета банка положительное, исполнитель Управления в тот же день присваивает заявке «Подготовка пакета документов» статус «Исполнена» с указанием фактически затраченного времени на сбор и предоставление информации для банка. В СЭД «Lotus Notes» в поле документа, где было дано поручение на оформление кредитного продукта исполнитель Управления просит согласовать руководителя организации-заемщика о продолжении работы по получению кредитного продукта (подписание необходимой документации), после согласования запрашивает в банке проекты договоров и соглашений.
В случае, если решение кредитного комитета отрицательное или в решении оговорены дополнительные условия предоставления кредита, исполнитель Управления согласовывает дальнейшие действия с руководителем организации-заемщика: приостановить действия по заявке (присваивает заявке «Подготовка пакета документов» статус «Исполнена» с указанием фактически затраченного времени на сбор и предоставление информации для банка) или продолжать работу по устранению замечаний и предоставлению дополнительной информации для выноса вопроса на дополнительный кредитный комитет банка.
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
СОГЛАСОВАНО:
Генеральный директор ООО "Бизнес Инновации Консалтинг" М.М. Шарикова
Директор ООО "Экспертиза" Е.А. Петриди
Начальник отдела СМК ООО "Экспертиза" К.А. Шатров