- наличие ЭП у сторон.
3.2.3. Исполнитель указывает в карточке проекта договора «Дату начала» и Дату окончания» действия договора.
3.2.4. С помощью функции «Печать PDF/ договора и приложения» исполнитель выгружает проект договора в PDF формате.
3.2.5. Для создания графика платежей к договору займа Исполнитель в 1С8.2. Бухгалтерия, в панели функций «Заем денежный», вкладка «Документы» создает новую карточку «График по договору денежного займа», заполняет необходимые поля в карточке.
3.2.6. Созданный График прикрепляется к базе СЭД Lotus Notes путем создания приложения в карточке проекта договора займа с помощью функции «Создать /Приложение/Выгрузить из 1С/Добавить приложение к договору».
3.2.7. С помощью функции «Печать PDF/Приложение» исполнитель выгружает проект приложения к договору в карточку документа в формате PDF.
3.2.8. Для создания Спецификации к договору займа исполнитель в 1С8.2. Бухгалтерия, в панели функции «Управление договорами/Документы/Спецификация к договору», создает новую Спецификацию, заполняет необходимые поля.
3.2.9. Созданная спецификация прикрепляется к базе СЭД Lotus Notes путем создания спецификации в карточке проекта договора с помощью функции «Создать /Спецификацию/Выгрузить из 1С/Добавить спецификацию к договору».
3.2.10. С помощью функции «Печать PDF/Договора и спецификации» исполнитель выгружает спецификацию к договору в карточку документа в формате PDF.
3.3. Согласование и подписание проекта договора займа СТД
3.3.1. Подготовленный проект договора займа, приложения и спецификации, исполнитель направляет на согласование следующему списку согласующих лиц: уполномоченным представителям организаций заимодавца и заемщика, управляющему соответствующего бизнес-направления организации заемщика, руководителю финансового управления, участникам общества, в случае, когда участников более одного, а также в случае необходимости дополнительно заинтересованным лицам. Если одни Исполнитель во вкладке карточки договора «Согласование/отправить на согласование/в каталоге физических и юридических лиц выбирает соответствующих лиц/ОК».
3.3.2. После завершения цикла согласования, при наличии отказных виз, исполнитель рассматривает замечания, указанные согласующими лицами, при необходимости запрашивает необходимую дополнительную информацию.
3.3.3. В случае внесения изменения в проект договора, приложения или спецификации исполнитель посредством функции «редактировать» вносит необходимые изменения и повторно с помощью функции «Печать PDF» прикрепляет измененный проект.
3.3.4. Исполнитель повторно направляет на согласование с помощью функции «Согласование/отправить на согласование/в каталоге физических и юридических лиц выбирает соответствующих лиц/ОК.».
3.3.5. Доработка проекта договора займа должна осуществляться до устранения всех замечаний, и положительного согласования всеми участниками.
3.3.6. При наличии всех положительных виз, проект договора направляется на подписание с помощью ЭЦП уполномоченным представителям обеих сторон. С помощью функции «редактировать» во вкладке «Подписанные файлы»/Открыть хранилище ЭЦП/ выбрать проект договора приложения и спецификации, выбрать соответствующих лиц/ок.
3.3.7. После подписания ЭЦП, проект договора направляется в Управление ДОУ с поручением «прошу перевести договор в действующие». Во вкладке «Отметки по документу» исполнитель добавляет отметку о поручение и с помощью функции «Отправить пользователям/выбирая п.7 прошу договор подписанный ЭЦП перевести в «действующие » направляет в Управление ДОУ.
3.3.8. В случае если договор заключается с контрагентом- не участником единой ИС, исполнителю необходимо направить в Управление ДОУ поручение о печати договора СТД и подписания на бумажном носителе. Во вкладке «Отметки по документу» исполнитель добавляет отметку о поручение и с помощью функции «Обработать» направляет в ДОУ.
3.4. Процесс оформления услуги на подготовку договора займа СТД
3.4.1. Услугу по подготовке договора займа Исполнитель закрывает заявкой созданной в карточке договора с помощью функции «Заявки/Создать заявку/выбрать услугу/ внедрение и сопровождение информационных систем в области управления финансами /Оформление и сопровождение заключения Стандартизированного типового договора (займа, цессии, перевода долга)/Отправить на рассмотрение»
3.4.2. Контролер назначает Исполнителя. Исполнитель, посредством функции «Обработать/Взять в работу», принимает заявку и сообщает об исполнении заявки Руководителю заказчика, посредством функции «Обработать/Сообщить об исполнении заявки».
3.4.3. Сотрудник управления после перевода договора в действующие контролирует процесс выдачи займа и по окончании месяца, в котором произошла выдача осуществляет начисление процентов руководствуясь инструкцией СТО МИ пользователя «Займ денежный».
4. Подготовка проекта оригинального договора займа
4.1. Поручение на подготовку проекта оригинального договора займа.
4.1.1. В случае отсутствия возможности создания проекта договора займа СТД, договор займа может быть создан в оригинальной форме.
4.1.2. Представитель организации, далее Заказчик направляет поручение письмом созданным в «СЭД Lotus Notes/Канцелярия/Электронная почта /Создать /Письмо», о необходимости подготовки договора займа, руководителю/контролёру финансового управления.
4.1.3. В поручение заказчик должен указать основные параметры:
- Заемщик, Заимодавец;
- Сумма по договору займа;
- возможный срок погашения, процентная ставка;
- цель выдачи займа;
-источник погашения;
- В случае если Заемщик не является участником ИС, он обязан представить Займодавцу заверенные Заемщиком копии дополнительных соглашений ко всем действующим договорам банковского счета, заключенным с соответствующими кредитными организациями, предусматривающие право Займодавца на бесспорное (безакцептное) списание находящихся на счете денежных средств в случаях несвоевременного возврата займа или несвоевременной уплаты процентов за пользование им;
- другую дополнительную информацию.
4.1.4. Руководитель/контролёр финансового управления назначает Исполнителя посредством функции «Обработать/Отправить на исполнение».
4.1.5. Исполнитель принимает в работу, проверяет достаточность представленной информации и в случае необходимости – запрашивает у Заказчика дополнительные сведения.
4.2. Создание проекта оригинального договора займа
4.2.1 Исполнитель, руководствуясь инструкцией, создает карточку договора, в базе «Договоры/Создать/Новый договор».
4.2.2. Исполнитель в созданной карточке в поле документа указывает всю необходимую информацию: Заемщик, Заимодавец, Сумма, Срок, Ставка, дополнительная информация. Прикладывает все необходимые ссылки.
4.2.3. Заполняет необходимые поля карточки: Вкладка: «Участники договора» - указать организации, «Исполнение документа/Исполнение» -указать ответственного менеджера; «Исполнение документа/Резолюция» - указать поручение в ЮК о проведении правовой экспертизы/о подготовке проекта договора.
4.2.4. Если имеется возможность, Исполнитель создает проект договора в формате Word на основании существующих данных. Регистрационный номер присваивается самостоятельно.
4.2.5. Исполнитель подготавливает график погашения задолженности к проекту договору займа, созданный в формате Excel.
4.2.6. В карточке договора Исполнитель указывает список дополнительных согласующих лиц.
4.2.7. Исполнитель в случае наличия проекта договора направляет в правовое управление поручение о проведение правовой экспертизы, в случае отсутствия проект договора направляется поручение о подготовке договора займа, посредством функции «Обработать» направить в ЮК.
4.3. Согласование и подписание проекта оригинального договора займа
4.3.2. При положительной правовой экспертизы подготовленный проект договора займа, направляется на согласование правовым управлением.
4.3.3. При отрицательной правовой экспертизе исполнитель обязан внести необходимые исправления, ответить на вопросы правового управления, или указать причины, по которым это сделать невозможно.
4.3.4. Исполнитель при получении уведомления о визировании договора, проверяет проект договора/правовую экспертизу в случае согласия и отсутствия вопросов согласовывает проект договора посредством функции «Согласовать/Подписать».
4.3.5. Исполнитель в случае не согласия или возникновения вопросов касаемо оформления проекта договора вправе отказать по договору посредством функции «Согласовать»/Отказать, с объяснением причины отказа.
4.3.6. После окончания согласования, при наличии отказных виз согласующих лиц, исполнитель рассматривает замечания, при необходимости запрашивает дополнительную информацию, вносит соответствующие изменения.