При записи документа проставляется услуга по документу, которая отображается на вкладке «Дополнительно».
- Если автор документа (ответственный) и Физ. лицо совпадают, то проставлять услугу из заполненного значения для свойства «Детальная услуга ИТ АВ1». Хранится в регистре сведений «Значение свойств объектов»
- Если автор документа и ФизЛицо НЕ совпадают, то проставлять услугу из заполненного значения для свойства «Детальная услуга ИТ АВ2». Хранится в регистре сведений «Значение свойств объектов»
При проведении документа отражение по бухгалтерскому учету происходит только при установленном флажке «Проверено БУ».
По документу формируются проводки:
Дт Счет учета затрат Кт 71
Второе субконто по 71 счету «Вид расхода» заполняется в случае включенного режима по организации «Новый режим по 71 счету».
При проведении документа по табличной части «Прочее» по строкам с установленным признаком «Бланк строгой отчетности» формируются движения (приход) для организаций с ОСНО по регистру накопления «НДС по авансовым отчетам на основании БСО».
После проведений документа, если он выгружен в СЭД Lotus Notes, в карточку документа в СЭД на вкладку «Исполнение» добавляется надпись вида [Наименование организации]: [Наименование документа] № [Дата документа] от [Дата документа].
Выгрузка в СЭД Lotus
После установки связи документа с ПУД становится возможной выгрузка печатной формы документа «Авансовый отчет» в СЭД Lotus Notes.
Выгрузка документа осуществляется в ту же карточку, с которой была установлена связь (новая карточка в СЭД Lotus Notes не создается).
Срок на подписание документа определяется из регистра «Сроки автоматического отклонения документов».
Выгрузка в СЭД Lotus Notes возможна для пользователей с определенными правами доступа.
Внешний вид вкладки представлен на рисунке 89.
 | |
| 635 × 249 пикс. Открыть в новом окне | Вкладка "Выгрузить в лотус" |
По кнопке «Выгрузить в лотус» осуществляется выгрузка документа на подпись в СЭД Lotus Notes.
Открывается форма выбора печатной формы для выгрузки (рисунок 90).
 | |
| 392 × 159 пикс. Открыть в новом окне | Форма выбора печатной формы документа для выгрузки |
После выгрузки документ автоматически направляется только на подписание ЭЦП. В 1С статус документа автоматически устанавливается «На подписании», документ блокируется от изменений.
В список подписывающих включаются:
- Ответственный исполнитель Отдела сопровождения (бухгалтер);
- Подотчетное лицо организации.
- Руководитель организации.
После подписания ЭЦП в 1С автоматически устанавливается статус документа «Подписан», устанавливается признак «Отразить по БУ» и документ отражается в БУ, а в СЭД Lotus Notes – «В отделе учета и отчетности». Проведение документа в 1С выполняется с помощью регламентного задания, которое запускается с интервалом 15 минут. Редактирование документа 1С в статусе «Подписан» невозможно.
В случае отклонения документ переводится в статус «Отклонен» (в 1С автоматически устанавливается статус документа «Отклонен», документ не доступен для редактирования). Автор рассматривает замечания и, в случае необходимости исправления документа, вручную устанавливает статус «Документ на доработке» в карточке документа в СЭД Лотус (в 1С автоматически устанавливается статус документа «На доработке»).В статусе «На Доработке» пользователь имеет право внести изменения и выполнить повторную выгрузку в ту же карточку в СЭД Лотус и отправить на повторное подписание.
В случае истечения срока, отведенного на подписание документа (2 дня), документ в Лотус и 1с становится отклоненным. В 1С отменяется проведение документа, формируется задача-уведомление «Авансовый отчет не подписан руководителем!». Уведомление отправляется пользователю в соответствии с настроенной адресацией по варианту Первичные док. по услугам по организации, указанной в документе.
Соответствие статусов документов в СЭД Lotus Notes и 1С представлено в таблице:
Статус СЭД Lotus Notes | Статус 1С |
На согласовании | На согласовании |
В отделе учета и отчетности | Подписан |
Документ на доработку | На доработке |
Отклонен | Отклонен |
В том случае, когда автором документа «Авансовый отчет» является подотчетное лицо, автор документа должен в СЭД Lotus Notes создать заявку БИК, выбрав услугу, указанную сотрудниками БИК (рисунок 91).
 | |
| 264 × 184 пикс. Открыть в новом окне | Кнопка "Создать заявку (БИК)" |
Описание обработки по генерации актов см. в СТО МИ пользователя по работе с ПО «Заявки по услугам».
Документ «Доверенность»
При создании документа «Доверенность» открывается форма выбора операции для документа
 | |
| 492 × 57 пикс. Открыть в новом окне | Форма выбора вида операции для документа "Доверенность" |
После создания форма нового документа будет иметь вид, представленный на рисунке 92.
 | |
| 787 × 488 пикс. Открыть в новом окне | Документ "Доверенность: Доверенность на получение ТМЦ, ОС" |
Реквизиты шапки:
- Номер
- Дата
- Дата действия
- Дата прекращения действия
- Организация – ссылка на справочник «Организации»
- Физ. лицо – ссылка на справочник «Физические лица»
- Данные об удостоверении личности
- Признак «Проверено БУ»
- Контрагент – ссылка на справочник «Контрагенты»
- Договор – ссылка на справочник «Договоры контрагентов»
- Спецификация – ссылка на документ «Спецификация к договору»
- Документ расчетов (выбор из списка документов «Авансовый отчет», «Платежное поручение исходящее», «Расходный кассовый ордер», «Поступление товаров и услуг», «Счет на оплату покупателю», «Платежное поручение входящее», «Приходный кассовый ордер», «Реализация товаров и услуг»)
- Признак «Отобразить склад»
- Склад – ссылка на справочник «Склады (места хранения)», отображается при установленном признаке «Отобразить склад»
- Документ основание – ссылка на документ-основание
- Причина прекращения действия доверенности – ссылка на одноименный справочник
Для того чтобы иметь возможность указать склад, необходимо установить признак «Отобразить склад» (рисунок 93).
 | |
| 785 × 178 пикс. Открыть в новом окне | Признак "Отобразить склад" |
Печатные формы документа
Для открытия печатной формы документа «Доверенность» необходимо нажать на кнопки «Печать» → «Доверенность» или на кнопку «Доверенность» (рисунок 94).
 | |
| 786 × 512 пикс. Открыть в новом окне | Кнопка открытия печатной формы "Доверенность" |
После нажатия на кнопку открывается печатная форма документа «Доверенность», рисунок 95.
 | |
| 703 × 641 пикс. Открыть в новом окне | Печатная форма "Доверенность" |
Документ «Передача ТМЦ в аренду/прокат»
Внешний вид формы документа «Передача ТМЦ в аренду/прокат» представлен на рисунке 96.
 | |
| 768 × 494 пикс. Открыть в новом окне | Документ "Передача ТМЦ в аренду/прокат" |
Реквизиты шапки:
- Номер
- Дата
- Признак «Нет первички»
- Признак «Проверено БУ»
- Организация
- Контрагент
- Договор
- Склад отправитель
- Склад получатель
- МОЛ (бух)
Вкладка «ТМЦ»
Реквизиты табличной части вкладки: