118. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть направлен, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в войска национальной гвардии.
119. Обращение оставляется без ответа на основании резолюции руководителя (начальника) или командира (начальника) на докладной записке непосредственного исполнителя.
120. Ответ гражданину, в отношении которого обратились депутат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, направляется во всех случаях, за исключением случаев, когда в обращении последних указана иная просьба.
121. На коллективное обращение ответ направляется на имя гражданина, указанного в обращении первым или в качестве адресанта. В тексте ответа указывается, что ответ направляется на коллективное письмо.
122. В текстовой части одного ответа на несколько объединенных в материале аналогичных обращений делается обязательная ссылка на все их номера, адресаты (если имеются), а также указываются сведения, откуда получены данные обращения.
123. Материалы, необходимые для ответа на обращение, представляются с проектом ответа для доклада должностному лицу, уполномоченному на подписание ответа не позднее трех рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, за исключением обращений, срок рассмотрения которых составляет менее пяти рабочих дней.
124. Проект ответа готовится в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в адрес заявителя, второй экземпляр подшивается в дело вместе с материалами по обращению.
125. Ответ на интернет-обращение после регистрации в подразделении делопроизводства и режима направляется в письменном виде по почтовому адресу, указанному в обращении, или в электронном виде путем сканирования письменного ответа по указанному в обращении адресу электронной почты. В последнем случае оригинал ответа приобщается к материалу по обращению.
X. Организация хранения рассмотренных обращений и материалов по их рассмотрению
126. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются и сшиваются должностным лицом подразделения делопроизводства и режима в материал в следующей последовательности:
лист резолюций по письменному обращению;
письменное обращение, приложения к нему (при их наличии) и конверт (при наличии);
материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения), а также копии уведомлений гражданину и рапорт о продлении срока рассмотрения (при наличии);
заключение (докладная записка) по результатам рассмотрения жалобы (при наличии);
копия ответа гражданину с датой и номером регистрации.
127. При необходимости направления или возврата оригинала обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, в материал по письменному обращению подшивается его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа гражданину. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.
128. Материалы по письменным обращениям формируются в отдельные номенклатурные дела, где они располагаются в хронологическом порядке исходя из даты их поступления, списания или по регистрационным номерам.
129. Листы в деле нумеруются карандашом в правом верхнем углу.
130. Допускается изъятие из номенклатурных дел материалов по связанным обращениям для их объединения на основании рапорта непосредственного исполнителя по согласованию с руководителем подразделения делопроизводства и режима. При изъятии материала по обращению из дела в описи проставляются отметки о движении материала.
131. Допускается формирование отдельных номенклатурных дел по заявлениям, предложениям или по направлениям оперативно-служебной деятельности, а также по типам жалоб: коллективным, повторным, анонимным, некорректным по содержанию или изложению или имеющими гриф "секретно".
132. Должностным лицам подразделений делопроизводства и режима запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения без отметки руководителя самостоятельного подразделения не ниже начальника отдела "В дело N_______ " на заключении или копии ответа, а также материал, не соответствующий требованиям пункта 126 настоящей Инструкции.
XI. Порядок организации и проведения личного приема граждан
133. Личный прием граждан в воинских частях (организациях) осуществляется командирами (начальниками), их заместителями и другими уполномоченными на то лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции.
134. Помещения для личного приема рекомендуется размещать на нижних этажах зданий (строений). Вход в такие помещения оборудуется пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ для маломобильных групп населения.
135. Командиры (начальники) и их заместители обязаны проводить личный прием не реже одного раза в месяц. Личный прием в воинских частях (организациях) осуществляется согласно утвержденному командиром (начальником) графику и предусматривает, в том числе личный прием в течение трех часов один раз в месяц в субботний день, а также один раз в неделю в рабочий день.
136. Должностные лица войск национальной гвардии, осуществляющие личный прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов могут привлекать к их рассмотрению должностных лиц соответствующих подразделений и получать у них консультации.
137. Место ожидания граждан оборудуется системами кондиционирования (охлаждения и нагревания) воздуха, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, средствами оказания первой помощи, а также схемами размещения средств пожаротушения и путей эвакуации при возникновении чрезвычайной ситуации. В месте ожидания предусматривается доступ к местам общественного пользования (туалетам).
138. Для оформления гражданами письменного обращения помещения для личного приема обеспечиваются стульями, столами, а также писчей бумагой, ручками.
139. Рабочие места должностных лиц войск национальной гвардии, осуществляющих личный прием, оборудуются телефонной связью, а также необходимой оргтехникой.
140. Должностные лица войск национальной гвардии, участвующие в личном приеме, обеспечиваются настольными или настенными табличками с указанием фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) и должности.
141. За организацию личного приема в воинских частях (организациях) отвечает уполномоченное должностное лицо, назначенное командиром (начальником).
142. Допускается личный прием по предварительной записи. Отсутствие предварительной записи не является основанием для отказа в личном приеме.
143. Предварительная запись осуществляется уполномоченным должностным лицом войск национальной гвардии при личном обращении гражданина (при наличии постоянно действующей Общественной приемной) или по телефону, а также путем направления обращения. В ходе предварительной записи у гражданина уточняются мотивы обращения и содержание вопроса.
144. Личный прием осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие льготы, установленные законодательством Российской Федерации, принимаются во внеочередном порядке.
145. В случае отсутствия должностных лиц войск национальной гвардии, назначенных для проведения личного приема, в связи с обстоятельствами, имеющими исключительный характер (командировка, болезнь, отпуск), производится замена их компетентными должностными лицами.
146. При личном приеме гражданин предъявляет уполномоченному должностному лицу войск национальной гвардии документ, удостоверяющий его личность.
147. Карточки личного приема (приложение к настоящей Инструкции) в письменной или электронной форме заполняются должностными лицами, осуществляющими личный прием, или уполномоченными должностными лицами войск национальной гвардии.
148. В карточку личного приема вносятся следующие сведения:
148.1. Дата личного приема.
148.2. Фамилия, ими, отчество (последнее - при наличии) гражданина.
148.3. При необходимости - почтовый адрес для направления письменного ответа.
148.4. Фамилия, инициалы должностного лица, осуществляющего личный прием.
148.5. Содержание обращения в устной форме на личном приеме.
148.6. Информация о результатах личного приема.
148.7. Регистрационный номер и дата письменного обращения, полученного в ходе личного приема, а также организационное решение о порядке его рассмотрения.
148.8. Фамилия, инициалы, должность лица, внесшего сведения в карточку личного приема.
149. Заполненные карточки личного приема в тот же день передаются в подразделение делопроизводства и режима (при отсутствии постоянно действующей Общественной приемной).
150. Карточки личного приема хранятся в хронологическом порядке по алфавиту. Количество карточек в картотеке определяется исходя из количества лиц, принятых за год. При использовании АИС работа с карточками личного приема ведется в электронной форме.
151. Копия карточки личного приема гражданину не выдается.
152. Если рассмотрение вопроса, с которым обратился гражданин, не входит в компетенцию войск национальной гвардии или должностного лица, осуществляющего личный прием, гражданину разъясняется, куда и в каком порядке ему следует обратиться.