Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на официальных документах, осуществляемое управлением, представленный заявителем комплект документов также не принимается и возвращается заявителю. При этом специалист сообщает заявителю в какой орган государственной власти ему следует обратиться.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
4.5. Если предметом обращения заявителя является проставление апостиля на официальных документах, осуществляемое управлением, и представлен полный комплект необходимых документов, специалист управления принимает документы и вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля (приложение N 2 к настоящему административному регламенту) запись о приеме документов, которая содержит:
1) порядковый номер записи;
2) дату приема документов;
3) данные о заявителе (фамилия и инициалы физического лица);
4) количество официальных документов, представленных для проставления апостиля;
5) реквизиты каждого официального документа представленного для проставления апостиля (наименование, серия, номер, место и дата выдачи);
6) фамилию и инициалы специалиста, принявшего документы.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут на
каждый из представленных для проставления апостиля официальный документ.
4.6. Датой приема документов является дата их поступления в управление. При этом, если заявителем представлены не все указанные в пункте 2.6 настоящего административного регламента документы, датой приема документов является дата представления в управление всех требуемых документов.
4.7. Специалист, принявший документы, оформляет расписку о приеме документов (приложение N 3 к настоящему административному регламенту), в которой указываются:
1) дата представления документов;
2) данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица);
3) государство предъявления документов с апостилем (указывается в соответствии с заявлением);
4) количество представленных для проставления апостиля официальных документов;
5) номер журнала учета входящих документов и порядковый номер записи в нем, под которым были зарегистрированы представленные документы;
6) дата выдачи документов и часы приема;
7) номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может узнать о ходе ее предоставления;
8) фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы, а также его подпись.
Специалист, принявший документы, передает заявителю расписку. Заявитель расписывается в заявлении о получении расписки о приеме документов.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.
4.8. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация документов в журнале учета входящих документов для проставления апостиля, а также выдача расписки о приеме документов.
Фиксация результата административной процедуры осуществляется путем внесения соответствующих записей в журнал учета входящих документов для проставления апостиля (на бумажном носителе и в форме электронного документа), а также путем оформления расписки о приеме документов.
4.9. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 30 минут для каждого официального документа, представленного для проставления апостиля.
Принятие решения о проставлении либо об отказе в проставлении апостиля на официальном документе
4.10. Основанием для начала административной процедуры является регистрация поступивших в управление документов в журнале учета входящих документов для проставления апостиля.
4.11. Специалист управления после приема документов, представленных для проставления апостиля, осуществляет следующие административные действия (далее - проверка):
1) проверка соответствия подписи должностного лица и (или) оттиска печати органа записи актов гражданского состояния Ленинградской области на официальном документе, представленном для проставления апостиля, имеющимся в управлении образцам;
2) проверка наличия полномочий на подписание официального документа, представленного для проставления апостиля, у должностного лица, подписавшего официальный документ;
3) проверка наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных подпунктами 1 - 3 пункта 2.12 настоящего административного регламента.
Максимальный срок выполнения указанных административных действий составляет два рабочих дня со дня регистрации поступивших в управление документов в журнале учета входящих документов для проставления апостиля.
В случае необходимости направления запроса, указанного в пункте 4.12 настоящего административного регламента, максимальный срок выполнения указанных административных действий составляет один рабочий день со дня получения ответа на запрос. При этом до получения ответа на указанный запрос специалист управления в полном объеме выполняет действия, предусмотренные подпунктом 3 настоящего пункта в течение одного рабочего дня со дня регистрации поступивших в управление документов.
4.12. При отсутствии в управлении образцов подписи и (или) оттиска печати, содержащихся в официальном документе, представленном для проставления апостиля, специалист подготавливает проект официального запроса в орган записи актов гражданского состояния органа местного самоуправления Ленинградской области, от которого исходит указанный документ, о получении образца подписи и подтверждении полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный для проставления апостиля официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа, от которого исходит официальный документ.
Проект запроса передается специалистом на подпись начальнику управления. Начальник управления подписывает запрос и передает его специалисту для направления в соответствующий орган.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет один рабочий день.
4.13. При получении от органа записи актов гражданского состояния органа местного самоуправления Ленинградской области, от которого исходит представленный для проставления апостиля официальный документ, образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля документ, и (или) образца оттиска печати данного органа специалист завершает выполнение действий, предусмотренных пунктом 4.11 настоящего административного регламента.
4.14. Специалист управления помещает полученные в результате направления запроса, указанного в пункте 4.12 настоящего административного регламента, образцы подписи и (или) оттиска печати в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут.
4.15. По результатам проведенной проверки, предусмотренной пунктом 4.11 настоящего административного регламента, специалист принимает решение о проставлении апостиля либо об отказе в проставлении апостиля.
4.16. Решение о проставлении апостиля принимается в случае, если:
1) подпись должностного лица и оттиск печати органа, от которого исходит официальный документ, представленный для проставления апостиля, соответствуют имеющимся в управлении образцам;
2) полномочие конкретного должностного лица, подписавшего представленный для проставления апостиля официальный документ, подтверждено;
3) отсутствуют основания для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренные подпунктами 1 - 3 пункта 2.12 настоящего административного регламента.
4.17. Решение об отказе в проставлении апостиля принимается в случае, когда имеют место одно или несколько оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 2.12 настоящего административного регламента.
4.18. Решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля принимается в день завершения проведения проверки, предусмотренной пунктом 4.11 настоящего административного регламента.
4.19. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля.
Фиксация принятия решения о проставлении апостиля не осуществляется.
Фиксация принятия решения об отказе в проставлении апостиля осуществляется путем подготовки и регистрации в электронной системе делопроизводства управления письменного отказа заявителю в проставлении апостиля на официальном документе с указанием причин отказа.