- заполнить поля карточки договора в т.ч. поля «Заказчик ТРУ», «Поставщик ТРУ» в базе «Договоры»;
- создать Спецификацию, согласно п. 5.11. СТО;
- указать условия договора в соответствии с Приложением «Г» к СТО;
- прикрепить в карточку проект договора (если проект разработан Ответственным менеджером самостоятельно либо получен от контрагента в текстовом формате, позволяющем редактировать документ), а также отсканированные дополнительные документы, необходимые для заключения договора, согласно Приложению «Г» к СТО;
- направить в Правовое управление поручение в ИС на подготовку договора, указав при этом детальное описание процесса взаимоотношений сторон договора, сведения о правах и преимуществах для Заказчика, которые должны найти свое отражение в договоре;
- указать Заказчика-Плательщика за услуги аккредитованных консалтинговых организаций;
- прикрепить в карточку проекта договора акт сверки, предоставленный аккредитованной консалтинговой организацией (при его необходимости или по требованию Юриста).
По договорам, заключаемым в рамках реализации ИСП, Ответственный менеджер дополнительно обязан:
- в карточке договора заполнить поля «Инвестиционный проект», «Ответственный менеджер», «Контролер ответственного менеджера»);
- разместить проект договора на сайте, в порядке, предусмотренном СТО УП «Регламент управления поставкам через Агента по инвестиционно-строительному проекту».
7.2.5.2 Если необходимо подготовить проект соглашения о перемене лиц в обязательстве (договоры цессии, договоры перевода долга и т.п.), соглашения о прекращении обязательства (о новации, об отступном; о зачете; о прощении долга и т.п.), договора займа и т.п., поименованные в Приложении «А» к настоящему СТО, Ответственный менеджер должен в карточке договора предварительно согласовать необходимость такого поручения (получить положительную визу) с высшим органом управления, сотрудником финансового управления.
После согласования (получения положительной визы), Ответственный менеджер должен направить карточку с поручением о подготовке проекта соглашения в Правовое управление, приложив акт сверки на дату соглашения/договора и указав при этом детальное описание процесса взаимоотношений сторон соглашения, сведения о правах и преимуществах для Заказчика, которые должны найти свое отражение в соглашении.
7.2.5.3. Сроки составления проекта договора (от трех до пяти рабочих дней) устанавливаются в каждом конкретном случае начальником отдела ПУ (уполномоченным им Юристом).
Получив поручение, Юрист должен подготовить проект договора в соответствии с СТО СМК Методологическая инструкция блок-схемы по бизнес-процессам оказания услуг правового сопровождения, не позднее даты контроля, указанной начальником отдела ПУ (уполномоченным им Юристом) в карточке «Договор», и направить договор на согласование.
7.2.5.4. В случае указания Ответственным менеджером в поручении на срочность выполнения поручения и описания таких причин (необходимость срочного выполнения должна быть обоснована и согласована руководителем Заказчика), проект договора в зависимости от сложности договора должен быть подготовлен Юристом в срок не менее двух, но не более трех рабочих дней.
7.2.5.5. Порядок согласования и подписания проекта оригинального договора (вновь создаваемого договора) аналогичен п. 7.2.3.-7.2.4 настоящего СТО.
7.3. Особенности и порядок заключения некоторых видов договора.
7.3.1. Порядок заключения безальтернативного договора
7.3.1.1. В случаях, если договор, заключаемый с контрагентом, является безальтернативным (соответствует требованиям, предъявляемым в Приложении «Б»), Ответственный менеджер должен передать в Управление ДОУ подписанный договор, приложения к нему (при наличии), а также документы контрагента, необходимые для заключения договора в соответствии с Приложением «Г» к СТО.
7.3.1.2. Если безальтернативный договор является договором, заключенным согласно Федеральному закону от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ"О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и Федеральному закону N 223-ФЗ от 18.07.2011 “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц”, посредством участия на электронных торговых площадках и подписан ЭП, Ответственный менеджер вправе направить такой договор в Управление ДОУ для перевода в действующие, без предоставления оригинала договора.
7.3.1.3. Сотрудник Управления ДОУ должен осуществить действия аналогично п. 7.4 СТО.
7.3.1.4. Получив созданную карточку договора в базе «Договоры», Ответственный менеджер должен, руководствуясь Инструкцией:
- заполнить поля карточки договора в т.ч. поля «Заказчик ТРУ», «Поставщик ТРУ» в базе «Договоры»;
- создать Спецификацию, согласно п. 5.11. СТО;
- направить договор на обязательную экономическую экспертизу/согласование сотруднику Экономического управления, за исключением договоров, указанных в п. 5.13.3. СТО;
- если безальтернативный договор не является договором, подлежащим заключению по форме СТО СТД Поставщика нефтепродуктов с использованием пластиковых карт, направить договор в Управление ДОУ для подписания согласно п. 7.4. СТО;
- если договор необходимо заключить по форме СТО СТД Поставщика нефтепродуктов с использованием пластиковых карт:
а) направить карточку договора на согласование руководителю Заказчика с указанием, что договор соответствует/не соответствует форме СТО СТД Поставщика нефтепродуктов с использованием пластиковых карт, и о возможности/невозможности его заключения в представленном контрагентом виде.
б) получив визу руководителя Заказчика о невозможности заключения договора в представленном контрагентом виде, по причине несоответствия договора форме СТО СТД Поставщика нефтепродуктов с использованием пластиковых карт, - направить в Правовое управление поручение в ИС на отмену старой редакции СТО СТД Поставщика нефтепродуктов с использованием пластиковых карт, введение в действие новой редакции СТО СТД Поставщика нефтепродуктов с использованием пластиковых карт с размещением новой редакции на сайте http://dokipedia.ru/;
в) получив визу руководителя Заказчика о возможности заключения договора в представленном контрагентом виде, соответствующем форме СТО СТД Поставщика нефтепродуктов с использованием пластиковых карт, - направить договор в Управление ДОУ для подписания согласно п. 7.4. СТО.
По договорам, заключаемым в рамках реализации ИСП, Ответственный менеджер дополнительно обязан:
- в карточке договора заполнить поля «Инвестиционный проект», «Ответственный менеджер», «Контролер ответственного менеджера»;
- разместить подписанный договор на сайте, в порядке, предусмотренном СТО УП «Регламент управления поставкам через Агента по инвестиционно-строительному проекту».
7.3.1.5. Для договоров, заключаемых на выполнение подрядных работ и осуществление поставок в рамках реализации ИСП, порядок действий ответственного менеджера определен в СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту».
7.3.2. Порядок заключения БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНОГО договора
7.3.2.1. Безотлагательные это:
А) Срочные договоры, общая сумма которых не превышает 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей за весь срок действия договора.
Б) Иные срочные (безотлагательное) договоры, заключение которых необходимо для устранения ситуаций, носящих аварийный характер, или форс-мажорных обстоятельств.
7.3.2.2. Ответственный менеджер обязан:
- создать карточку в базе «Договоры» или в базе «Договоры СТД» и заполнить поля карточки договора в т.ч. поля «Заказчик ТРУ», «Поставщик ТРУ»;
- прикрепить в карточку проект договора (если проект разработан Ответственным менеджером самостоятельно либо получен от контрагента в текстовом формате, позволяющем редактировать документ), а также отсканированные дополнительные документы, необходимые для заключения договора, согласно Приложению «Г» к настоящему СТО.
- создать Спецификацию в соответствии с п. 5.11. СТО;
- отправить карточку договора на согласование.
По договорам, заключаемым в рамках реализации ИСП, Ответственный менеджер дополнительно обязан:
- в карточке договора заполнить поля «Инвестиционный проект», «Ответственный менеджер», «Контролер ответственного менеджера»;
- разместить проект договора на сайте, в порядке, предусмотренном СТО УП «Регламент управления поставкам через Агента по инвестиционно-строительному проекту»;
7.3.2.3. Порядок согласования:
- договор, указанный в пп. «А» п. 7.3.2.1 направляется отв.менеджером на согласование единоличному исполнительному органу Заказчика, с указанием причины необходимости безотлагательного заключения договора. ЕИО Заказчика знакомится с Заключением: Как снизить налоговые риски при заключении договора и принимает все возможные риски на себя, о чем в карточке «Договор» делается соответствующая отметка, в том числе отметка об общей сумме договора.
В этом случае, вся ответственность за заключение такого договора возлагается на единоличный исполнительный орган Заказчика.
- договор, указанный в пп. «Б» п. 7.3.2.1 направляется отв.менеджером на согласование высшему органу управления Заказчика с указанием причины необходимости безотлагательного заключения договора. Если обе стороны являются участниками ИС, требуется согласование с высшим органом управления обеих сторон по договору.